پروپوزال پلتفرم توانا

اهداف و ساختار محصول

هدف توانا، آسان‌ترکردن دسترسی اساتید به دانش مجموعه و آماده‌سازی محتوای علمی است. منابع در یک محیط در دسترس قرار می‌گیرند تا استاد بتواند مطالب مرتبط با موضوع خود را پیدا کند و از آن‌ها برای تهیه یک ارائه منسجم استفاده کند. نتیجه اجرای آزمایشی نشان خواهد داد این فرایند چه مقدار زمان و کار را کاهش می‌دهد.

مسیر توسعه محصول چهار محور دارد: توانمندسازی استاد، انتقال دانش مجموعه، مشاوره و ارزیابی برای رشد، و ارتباط مستمر با اساتید. نسخه نخست بر جست‌وجوی منابع، پرسش‌وپاسخ و آماده‌سازی ارائه تمرکز دارد.

فضای استاد و مدیریت مرکزی

استاد در فضای شخصی خود منابع را مطالعه می‌کند، پرسش می‌پرسد و محتوای موردنیازش را می‌سازد و ذخیره می‌کند. مدیریت مرکزی، منابع و کاربران را اداره می‌کند و مشخص می‌کند هر نقش به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد. دانش‌آموزان و دانشجویان، کاربران مستقیم این سامانه نیستند.

محصولات موردنظر

ساختار پروژه شامل دو پلتفرم و دو اپلیکیشن است. کارکرد، مخاطب و امکانات هرکدام در طراحی تفصیلی مشخص می‌شود. فضای استاد و مدیریت مرکزی، به‌تنهایی بیانگر تفکیک این چهار محصول نیستند.

طراحی رابط کاربری

طرح اول، مبنای ادامه طراحی است. رابط فارسی و راست‌به‌چپ خواهد بود و کاربران می‌توانند از میان حالت‌های رنگی مورد توافق انتخاب کنند. تعداد رنگ‌ها و جزئیات نمایش در مرحله طراحی نهایی می‌شود.

خدمات و امکانات نسخه نخست

جدول زیر، امکانات پایه نسخه نخست را نشان می‌دهد. فهرست نهایی خدمات هر محصول با توجه به اولویت‌ها، حجم منابع و مبلغ توسعه، پیش از شروع تأیید می‌شود.

استاد برای شروع آماده‌سازی ارائه، نیازی به دریافت مأموریت سازمانی ندارد. قالب فایل‌های خروجی، مقدار منابعی که وارد سامانه می‌شود و حدود مدیریت محتوا، در شرح خدمات مشخص می‌شوند.

امکانات مراحل بعد

دوره و تمرین آموزشی، آزمون، مأموریت سازمانی، ثبت تجربه، مسیر رشد و شخصی‌سازی پیشرفته در برنامه توسعه قرار دارند. اضافه‌شدن هرکدام به نسخه نخست، نیازمند توافق درباره خدمات و شرایط تحویل آن است.

تحلیل صوت سخنرانی، ساخت فایل پاورپوینت، استفاده آفلاین، اتصال به سامانه‌های دیگر و ورود تمام آرشیو نیز جداگانه بررسی می‌شوند. انتشار محتوا، تخصیص مأموریت رسمی و ارزیابی سازمانی، طبق اختیارات و تأییدهای تعیین‌شده انجام خواهد شد.

تعیین حدود فاز اول

محصولات و امکانات فاز اول، منابع تحت پوشش، موارد تحویل و سهم مالی آن، در شرح خدمات ثبت می‌شود. زمان دو ماه و نیم و مبلغ کل پروژه، به‌تنهایی به معنی قرارگرفتن همه امکانات در فاز اول نیست.

منابع علمی و هوش مصنوعی

آماده‌سازی منابع

در شروع کار، نمونه‌ای از منابع واقعی بررسی می‌شود تا قالب فایل‌ها، خوانایی متن و دسترسی مجاز مشخص شود. سپس منابع نسخه نخست و روش ورود و به‌روزرسانی آن‌ها تعیین می‌شوند. اگر منابع به استخراج متن از تصویر، پاک‌سازی یا ورود دستی نیاز داشته باشند، حجم این کار در شرح خدمات مشخص خواهد شد.

کارفرما، منابع مجاز و مسئول علمی را معرفی می‌کند. مسئول علمی درباره منابع مرجع و اختلاف محتوایی تصمیم می‌گیرد و تیم توسعه، استفاده فنی از این منابع را در سامانه فراهم می‌کند.

شیوه استفاده از هوش مصنوعی

در ابتدا، هوش مصنوعی از طریق API، یعنی اتصال به سرویس هوش مصنوعی، استفاده می‌شود. با رشد کاربران، امکان استقرار آن روی سرورهای کارفرما وجود دارد. زمان و شرایط این انتقال پس از بررسی نیاز فنی و زیرساخت موجود، با توافق طرفین مشخص می‌شود.

بازبینی پاسخ‌ها

پاسخ‌ها و محتوای تولیدشده، پیش‌نویس هستند و استاد آن‌ها را پیش از استفاده بررسی و اصلاح می‌کند. مطالب اصلی باید به منابع قابل بررسی ارجاع داشته باشند. در صورت کمبود اطلاعات یا اختلاف منابع، این موضوع به کاربر اعلام می‌شود.

کیفیت پاسخ با پرسش‌های واقعی و بررسی مسئول علمی ارزیابی می‌شود. داشتن ارجاع، به‌تنهایی به معنی درست‌بودن علمی پاسخ یا مناسب‌بودن شیوه ارائه آن نیست.

دسترسی و به‌روزرسانی

دسترسی به منابع، گفت‌وگوها و محتوای ذخیره‌شده، متناسب با نقش کاربر تعیین می‌شود. یادداشت خصوصی استاد، گزارش ارسالی و اطلاعات مدیریتی از هم جدا هستند. در صورت اضافه‌شدن پردازش صوت، رضایت کاربر و شرایط نگهداری و دسترسی به فایل‌ها نیز مشخص خواهد شد.

منابع از بخش مدیریت مرکزی به‌روز می‌شوند. زمان نمایش تغییرات در جست‌وجو و پاسخ‌ها تعیین خواهد شد. اطلاع‌رسانی درباره تغییر منابع و بررسی تأثیر آن بر خروجی‌های قبلی، در صورت توافق به خدمات افزوده می‌شود.

برنامه اجرای دو ماه و نیم

مدت اجرا، دو ماه و نیم از تاریخ شروع مورد توافق است. تأمین منابع و دسترسی‌ها، حضور کاربران آزمایشی و اعلام به‌موقع نظر کارفرما، برای اجرای این برنامه لازم است.

بخشی از توسعه و آزمون به‌صورت موازی انجام می‌شود. شروع هر مرحله استفاده گسترده‌تر، به نتیجه مرحله قبل و تأیید کارفرما وابسته است. زمان دقیق بررسی و اصلاح هر تحویل در برنامه اجرایی ثبت می‌شود.

هدف گسترش کاربران

هدف بهره‌برداری، رسیدن به استفاده ۱۰ هزار نفر تا عید است. تاریخ دقیق عید موردنظر و تعریف کاربر ثبت‌نام‌شده، فعال و همزمان باید مشخص شود. رسیدن به ۱٬۰۰۰ و ۱۰٬۰۰۰ کاربر به معرفی و جذب کاربران، تأیید مراحل و آمادگی زیرساخت وابسته است و تعهد جذب کاربر برای تیم توسعه ایجاد نمی‌کند.

زمان دو ماه و نیم از شروع پروژه محاسبه می‌شود. هماهنگی این مدت با هدف «تا عید»، پس از مشخص‌شدن تاریخ شروع و موعد موردنظر انجام خواهد شد.

نمودار زمان‌بندی و موارد تحویل

نمودار زیر برنامه دو ماه و نیم را در پنج بازه نشان می‌دهد. نوار سبز، زمان انجام فعالیت است و لوزی، هدف گسترش کاربران را نشان می‌دهد که به آماده‌بودن مراحل قبلی وابسته است. تاریخ‌های تقویمی پس از تعیین روز شروع تکمیل می‌شوند.

قرارگرفتن چند فعالیت در یک بازه، به معنی اجرای همزمان یا تمام‌وقت آن‌ها نیست. ترتیب بررسی، اصلاح و تأیید کارفرما در برنامه تفصیلی مشخص می‌شود. این نمودار، جدول درصد پیشرفت یا پرداخت نیست.

موارد تحویل

•شرح خدمات نهایی، شامل محصولات، امکانات، نقش‌ها، منابع و شرایط تحویل.

•طراحی مسیرهای اصلی استاد و مدیریت مرکزی و حالت‌های رنگی مورد توافق.

•نسخه قابل استفاده در محیط مورد توافق، همراه با راهنمای استفاده و مدیریت سامانه.

•نتایج آزمون‌ها، محدودیت‌های باقی‌مانده و صورت‌جلسه تحویل یا اصلاحات لازم.

•استقرار، آموزش، مدارک فنی و دسترسی‌ها در حدود تعیین‌شده در قرارداد.

تغییر در برنامه

اگر خدمات تغییر کند یا تأمین منابع و تأییدها به تأخیر بیفتد، اثر آن بر زمان و هزینه بررسی می‌شود. برنامه اصلاح‌شده با توافق طرفین ثبت خواهد شد.

مبلغ توسعه و برنامه پرداخت

مبلغ توسعه، ۳٫۵ میلیارد تومان و پیش‌پرداخت آن ۴۰ درصد است. برای باقی مبلغ، پرداخت در سه مرحله ۳۰، ۲۰ و ۱۰ درصدی و متناسب با تحویل‌های برنامه دو ماه و نیم در نظر گرفته شده است. این سه قسط، پیشنهاد قابل توافق هستند.

هر قسط پس از تأیید تحویل مربوط پرداخت می‌شود. گذشت زمان یا تعداد کاربران، به‌تنهایی شرط پرداخت نیست. مهلت بررسی هر تحویل و فاصله تأیید تا پرداخت، در قرارداد مشخص خواهد شد.

حدود مبلغ و هزینه‌های جاری

خدمات مشمول مبلغ توسعه، سهم فاز اول و تقسیم کار میان دو پلتفرم و دو اپلیکیشن باید در توافق مالی مشخص شود. آماده‌سازی منابع، استقرار، آموزش، مالیات و سایر اقلام نیز از نظر قرارگرفتن در این مبلغ تعیین تکلیف می‌شوند.

برآورد زیرساخت، قیمت قطعی نیست و پس از مشخص‌شدن میزان استفاده، حجم داده و کیفیت خدمت مورد انتظار نهایی می‌شود. جدا یا شامل‌بودن هزینه‌های جاری در مبلغ توسعه نیز باید در قرارداد روشن باشد.

زیرساخت و افزایش ظرفیت

زیرساخت برای شروع با هدف ۱۰ هزار کاربر برنامه‌ریزی می‌شود و امکان افزایش مرحله‌ای به ۵۰ هزار و در ادامه ۴۰۰ هزار کاربر بررسی خواهد شد. تعداد کاربران همزمان و میزان استفاده، تعیین‌کننده ظرفیت واقعی و منابع موردنیاز هستند.

روش میزبانی و رشد

اجزای اصلی شامل سرور برنامه، پایگاه داده، فضای فایل‌ها، توزیع درخواست‌ها، پایش و نسخه پشتیبان است. میزبانی می‌تواند ابری یا روی سرورهای اختصاصی کارفرما باشد. روش تأمین با توجه به دسترسی، هزینه و مسئولیت اداره سرویس انتخاب می‌شود.

با افزایش مصرف، منابع تقویت یا سرورهای جدید اضافه می‌شوند و عملکرد نرم‌افزار و داده‌ها بهبود می‌یابد. هر افزایش ظرفیت، بر اساس اندازه‌گیری و آزمون انجام می‌شود. عدد ۴۰۰ هزار، چشم‌انداز رشد است و به معنی پشتیبانی فعلی از این تعداد کاربر همزمان نیست.

اطلاعات لازم برای برآورد نهایی

•تعداد کاربران ثبت‌نام‌شده، فعال و همزمان و ساعت‌های اوج استفاده.

•حجم منابع و فایل‌ها، سرعت افزایش داده و مدت نگهداری آن‌ها.

•تعداد و نوع درخواست‌ها و زمان پاسخ و دسترس‌پذیری مورد انتظار.

•روش میزبانی، پشتیبان‌گیری و بازگرداندن سرویس پس از اختلال.

برآورد اولیه زیرساخت ابری برای شروع، ماهانه ۱۰ تا ۳۰ میلیون تومان است و به موارد بالا بستگی دارد. هزینه راه‌اندازی و افزایش ظرفیت، پس از تکمیل اطلاعات مشخص می‌شود. در مراحل رشد ممکن است تغییراتی در معماری نیز لازم باشد.

پشتیبانی و شرایط همکاری

پشتیبانی نرم‌افزار

پشتیبانی نرم‌افزار به مدت شش ماه رایگان است. تاریخ شروع این دوره، خدمات مشمول، ساعات پاسخ‌گویی و حدود رفع ایراد در قرارداد تعیین می‌شود. اداره زیرساخت، افزودن امکانات جدید و پشتیبانی پس از این مدت، به توافق جداگانه نیاز دارد.

تغییر خدمات

هر درخواست تغییر ثبت می‌شود و اثر آن بر کار، زمان و هزینه بررسی خواهد شد. اجرا پس از توافق طرفین انجام می‌شود. رفع ایراد نسبت به خدمات تأییدشده، با درخواست قابلیت جدید تفاوت دارد.

مالکیت و تحویل فنی

مالکیت داده و خروجی، حق استفاده از نرم‌افزار، تحویل کد منبع و مستندات، حساب‌های استقرار و مجوز اجزای دیگر در قرارداد مشخص می‌شوند. مدت نگهداری داده و روش حذف یا بازگرداندن آن نیز تعیین خواهد شد.

قرارداد همکاری

تهیه پیش‌نویس قرارداد و هماهنگی آن با این پروپوزال توسط خانم میرزایی پیگیری می‌شود. مشخصات طرفین، مدت اعتبار پیشنهاد، توقف یا خاتمه همکاری، تسویه کار انجام‌شده و رسیدگی به اختلاف در قرارداد تکمیل می‌شوند. تأیید تحویل‌ها باید ثبت شود و سکوت به معنی تأیید نیست.

مسئولیت‌ها و ریسک‌های اجرا

ریسک‌های اصلی

ریسک‌ها و تصمیم‌های لازم در جلسات هماهنگی بررسی می‌شوند. هر تغییر در زمان، خدمات یا کیفیت خدمت مورد انتظار، با توافق طرفین ثبت خواهد شد.

موارد نیازمند توافق پیش از شروع

مبلغ ۳٫۵ میلیارد تومان، زمان دو ماه و نیم و پیش‌پرداخت ۴۰ درصد، مبنای این پروپوزال هستند. برای شروع کار، موارد زیر نیز باید در شرح خدمات و قرارداد نهایی شوند.

آغاز همکاری

پروژه پس از نهایی‌شدن قرارداد و شرح خدمات، معرفی نمایندگان طرفین، تأمین دسترسی‌ها و پرداخت پیش‌پرداخت آغاز می‌شود. برنامه تفصیلی تحویل‌ها و هماهنگی آزمون‌ها در شروع کار ثبت خواهد شد.

نماینده کارفرما ____________________ نماینده مجری ____________________

تاریخ شروع مورد توافق ____________________